Этапы оценки проекта: пошаговое руководство для успешного планирования

Главное

• • Точная оценка устанавливает четкие ожидания для участников и гарантирует, что проект будет завершен вовремя и не превысит бюджет.
  • 6 основных подходов к оценке проектов: сверху вниз, снизу вверх, аналоговый, параметрический, экспертный и по трем точкам.
  • Лучше использовать сразу несколько методов оценки. Это приведёт к более обоснованному принятию решений и управлению проектом.
  • Для оценки проекта необходимо определить его объем, оценить ресурсы и рассчитать стоимость.

Purrweb — это IT компания, так что и про оценку проекта будем говорить исходя из нашего опыта. Но, даже если вы работаете не в IT, описанные в этой статье принципы и техники можно использовать и в других сферах.

Что такое оценка проекта?

Оценка проекта — это прогнозирование ресурсов, времени и затрат, необходимых для завершения проекта. Это своего рода дорожная карта, которая направляет менеджера проекта и команду от начала до финиша.

Например, компании по строительству, разработке программного обеспечения и планированию мероприятий, сильнее зависят от правильной оценки, так как им часто приходится подстраиваться по ходу процесса.

Зачем нужна оценка проекта?

Точная оценка проекта устанавливает четкие ожидания и гарантирует, что проект будет завершен вовремя. Она также помогает выявить потенциальные риски на ранней стадии, а также лучше планировать и управлять проектом.

Когда к нам обратился клиент с идеей универсального приложения для мусульман, мы предложили начать с детального бизнес-анализа.

Мы выяснили, что, хотя многие мусульмане и правда используют сразу несколько приложения для религиозных практик, большинство не испытывает от этого никакого дискомфорта. 

Мы рассчитали юнит-экономику и протестировали модели ценообразования. Затем подготовили отчет о финансовой жизнеспособности приложения. Универсальное приложение могло бы стать прибыльным, но было нужно очень узкому сегменту пользователей. 

Проверка другой гипотезы — поиск халяльных продуктов — показала аналогичные результаты. Мы предложили клиенту отказаться от разработки такого приложения.

Исследование обошлось заказчику в $3,000, но в результате сэкономило более $150,000. Без него, клиенту не удалось бы избежать провала, а еще анализ выявил предпочтения и болевые точки целевой аудитории. 

Что включает оценка проекта?

Оценка проекта состоит из трех основных компонентов: объема, времени и стоимости. Эти элементы взаимозависимы и одинаково важны для успешного планирования и выполнения проекта.

Объем проекта (скоуп, от англ. scope) включает его цели, результаты и требования, а также отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?». Скоуп мобильного приложения будет включать список конкретных функций, например: аутентификация пользователей, интеграция платежей и push-уведомления.

Время — это прогнозирование того, сколько времени потребуется на создание приложения. Включает оценку продолжительности каждой задачи и график выполнения. Оценка этого компонента, выявляет узкие места, которые могут задержать проект.

Стоимость — это финансовые ресурсы для завершения проекта. Охватывает расходы на найм разработчиков, покупку инструментов для разработки и проведение тестирования.

Популярные методы оценки проекта

Отобрали 6 методов оценки проектов, которые помогут вам эффективно планировать.

1. Оценка «сверху вниз»

Используя оценку «сверху вниз», вы начинаете с общего обзора проекта и разбиваете его на задачи.

Это сравнительно быстрый метод, который идеален для раннего планирования проекта, когда детали еще неизвестны. Такая оценка полезна для проектов с четкими примерами или обширными данными о прошлых проектах. Часто используется для определения первоначального бюджета.

Однако с таким методом легко упустить важные детали, что приведет к ошибкам в скоупе, времени и стоимости. Также этот подход может не учитывать специфические риски, что часто приводит к превышению времени и бюджета.

2. Оценка «снизу вверх»

Оценка «снизу вверх» начинается с детальной оценки отдельных задач, которые затем объединяются в общую оценку. Этот метод требует разбивки проекта на небольшие, легкоуправляемые части (фичи, этапы).

Оценка «снизу вверх» позволяет глубже изучить требования проекта и потенциальные проблемы. Этот метод также позволяет лучше распределять ресурсы и управлять рисками, по сравнению со «сверху вниз».

Однако такой уровень детализации может быть непрактичным на ранних стадиях планирования, из-за своей неточности, что часто приводит к завышению общей оценки.

3. Аналоговая оценка

При аналоговой (сравнительной), оценке вы основываете прогнозы на прошлых, аналогичных проектах. Эта техника опирается на статистические данные и экспертное мнение для обоснования окончательной оценки.

Аналоговый подход относительно быстр и легок в выполнении. Особенно полезен для организаций с историей похожих проектов.

Однако, если данных о прошлых проектах недостаточно — оценка будет ошибочной. Этот метод также может не учитывать нюансы текущего проекта, что тоже приведет к неточностям.

4. Параметрическая оценка

Для параметрической оценки проекта, используют математические модели и статистические зависимости. Эта техника сначала определяет ключевые параметры проекта. После этого использует статистические данные для создания формулы, которая связывает эти параметры с затратами и продолжительностью проекта.

Параметрическое моделирование дает точную и обоснованную оценку, благодаря своей систематичности. С одной стороны, можно быстро вносить корректировки и масштабировать оценку, что делает этот метод полезным для проектов любого размера и сложности. С другой, разработка математических моделей трудоемка и требует опыта.

5. Экспертная оценка

При использовании экспертной оценки проводятся интервью с людьми, имеющими опыт в данной области. Эти эксперты используют свои суждения, интуицию и опыт для предоставления оценок.

Экспертная оценка может применяться к любому проекту, независимо от размера или сложности. Однако точность экспертной оценки будет меняться в зависимости от опыта и экспертов. Такая оценка субъективна, что может привести к несоответствиям и неточностям.

6. Оценка по трем точкам

Оценка по трем точкам рассматривает три сценария: лучший случай (оптимистичный), худший случай (пессимистичный) и наиболее вероятный. Этот метод дает сбалансированную и реалистичную оценку, учитывая неопределенность и изменчивость задач проекта.

Начните с оценки «оптимистического»(О), «наиболее вероятного»(M) и «пессимистического»(P) сценариев. Затем возьмите эти цифры и используйте эту формулу расчёта ожидаемой продолжительности(Е):

E = (o + 4m + p)/6

 Например, если вы подсчитаете:

• • Оптимистично = 10 дней.
  • Наиболее вероятно = 15 дней
  • Пессимистично = 40 дней.

Тогда оценка по трем точкам будет такой:

(10 + 4*15 + 40)/6 = 18.33 дня.

А вот как это будет выглядеть на графике:

Этот метод способствует тщательному анализу задач, из-за чего и оценки получаются точнее. Также он помогает в общении со стейкхолдерами, показывая диапазон возможных результатов вместо одной цифры.

Однако этот метод может усложнить планирование и управление проектом, поскольку требует балансировки и интерпретации нескольких смет.

Инструменты для оценки проекта

В этом разделе мы рассмотрим основные Agile-техники оценки проектов

Agile — популярный подход к управлению проектами, особенно в IT. Основной из принципов Agile — итеративное планирование. Это значит, что проект разбивается на части, и команда проводит оценку каждой из них отдельно.

На этом принципе основаны техники, которые мы рекомендуем.

Выстраивание порядка задач

Вам понадобятся: цветные стикеры, доска. Каждому цвету стикера присваивается тип или область задачи (дизайн, разработка, тестирование).

Как работает:

1. Все задачи записываются на стикеры и раскладываются на столе.
2. Каждая задача оценивается по ее важности и срочности.
3. Участники размещают задачи на шкале, обсуждая их друг с другом.
4. Выстраивается порядок задач в зависимости от их приоритета и связей.

Покер планирования

Вам понадобится: специальная колода карт. В нее входят карты с числами (последовательность Фибоначчи), карта с вопросительным знаком и карта с изображением чашки кофе.

Как работает:

1. Каждый участник команды получает по колоде карт. Задачи фиксируются на стикерах.
2. Участники выбирают карту с числовым значением, которое, по их мнению, соответствует сложности задачи.
3. Оценки сравниваются, и команда обсуждает расхождения, чтобы прийти к единому мнению.
4. Карта вопроса используется, если задачу нужно уточнить или обсудить. Карта с чашкой кофе сигнализирует о необходимости сделать перерыв

Голосование по точкам

Вам понадобится: цветные стикеры и фишки (точки). Можно использовать магниты.

Как работает:

1. Задачи фиксируются на стикерах и размещаются на доске или столе.
2. Каждый участник получает равное количество фишек и распределяет их между задачами в зависимости от сложности. Чем больше точек – тем сложнее задача.
3. Подсчитывается общее количество точек под каждым стикером.

Этапы оценки проекта

Разберём основные этапы, а бонусом — дополнительные советы, как избежать распространенных ошибок в планировании.

1. Определите объем проекта

Сначала обозначьте цели проекта, результаты, критерии успеха и ожидания клиента. Этот шаг гарантирует, что все заинтересованные стороны понимают, чего стремится достичь проект и что нужно для успеха.

Элемент	Что делать?	Пример
Цели	Четко сформулируйте основные цели проекта. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени. Техника SMART поможет вам сформулировать эти цели.	Разработать и запустить мобильное приложение в течение девяти месяцев, использующее данные клиентов для предоставления персонализированных рекомендаций по продуктам. Увеличить показатели вовлеченности клиентов на 20% в течение шести месяцев после запуска.
Результаты	Перечислите материальные и нематериальные результаты, которые будут получены в ходе проекта.	Полностью функциональное мобильное приложение, руководство пользователя, инструкции и план обслуживания.
Критерии успеха	Определите показатели и стандарты, которые будут использоваться для определения того, достиг ли проект своих целей.	Приложение должно бесперебойно работать, достичь оценки удовлетворенности пользователей 4,5 из 5 и увеличить вовлеченность клиентов на 20% в течение шести месяцев после запуска.

Когда мы работаем с нашими клиентами, у нас есть начальный список вопросов, от которого мы отталкиваемся при сборе информации. Главное помнить что это отправная точка. Так как каждый проект уникальный — список вопросов тоже всегда разный, а финальная версия будет выстраиваться по ходу процесса.

2. Соберите данные

Начните с изучения предыдущих проектов. Например, если вы занимались редизайном приложения, проверьте, сколько времени заняла каждая задача. Затянулось ли маркетинговое исследование? Была ли задержка в создании макетов? Понимание этих деталей поможет избежать подобных ошибок в текущем проекте.

Далее, проанализируйте бюджет и затраты. Возможно, ваш последний проект превысил бюджет из-за непредвиденных расходов на программное обеспечение. Или, может быть, вы сэкономили, найдя более дешевого поставщика.

Также рассмотрите, как распределялись ресурсы. Было ли у вас слишком много разработчиков, но недостаточно дизайнеров? Эти выводы могут помочь собрать более сбалансированную команду и распределить силы.

Ищите повторяющиеся тенденции. Например, если вы замечаете, что тестирование всегда занимает больше времени, чем ожидалось, вы можете выделить больше времени на это в новом проекте.

На основе вашего анализа определите области для улучшения. Возможно, вы сможете оптимизировать процесс, лучше распределить ресурсы или ужесточить контроль над расходами.

3. Проанализируйте тренды

Важно знать, чем занимаются ваши конкуренты. Ответьте на вопросы:

• • Какие функции у них есть? 
  • Какая у них ценовая политика? 
  • Что пользователи говорят в отзывах? 

Возможно, приложения ваших конкурентов работают медленно, и вы можете сосредоточиться на скорости. Или им не хватает ключевой функции, которую просят пользователи.

Смотрите на общую картину. Насколько велик рынок вашей ниши? Растет он или сокращается? 

Например, если вы разрабатываете новый инструмент для управления проектами, важно знать, есть ли растущий спрос на такие инструменты. Изучите отраслевые отчеты, новостные статьи и исследования рынка.

Все это сводится к процессу, называемому дискавери-фазой. Цель — подтвердить идею продукта и убедиться, что она соответствует потребностям вашей целевой аудитории. Проводя анализ для агрегатора такси, мы начали с опроса потенциальных клиентов, чтобы понять их потребности и предпочтения. Они рассказали об их опыте поездок, решениях для дальних поездок и недостатках сервисов такси. Затем мы проанализировали юнит-экономику и предоставили клиенту полный отчет о потенциальном успехе проекта.   Результаты интервью помогли нам сформировать бизнес-идею

4. Разбейте проект на задачи

Разбивка проекта похожа на деление большой головоломки на мелкие части. Начинаем с основных компонентов.

Основные части приложения включают дизайн пользовательского интерфейса, разработку серверной части, тестирование и развертывание. Каждый из этих компонентов можно дополнительно разбить на задачи или функции. Например, дизайн пользовательского интерфейса можно разделить на создание вайрфреймов, сбор прототипов и разработку фронтенд-кода.

Чтобы организовать и определить общий объем проекта, создайте иерархическую структуру работ (ИСР) — разделите проект на этапы, задачи и пакеты работ.

Например, на верхнем уровне ИСР будет сам проект. На следующем уровне, основные компоненты — дизайн, разработка и тестирование. Уровни ниже будут включать отдельные задачи и подзадачи.

ИСР помогает в распределении обязанностей, отслеживании прогресса и выявлении рисков. Например, по ИСР видно, какие задачи зависят от других. Соответственно, вы можете грамотно все спланировать. Это также помогает убедиться, что ни одна часть проекта не упущена, и каждый член команды точно знает, что ему нужно делать и когда.

Когда вы разбиваете проект на задачи, становится легче оценить время, стоимость и ресурсы, необходимые для каждой части.

5. Оцените необходимые ресурсы

Это определение бюджета, оценку команды и расчет продолжительности проекта.

Бюджет. Расходы на материалы, оборудование, программное обеспечение и другие затраты. Учитывайте стоимость инструментов разработки, лицензий и сторонних услуг. Не забудьте включить как прямые затраты, такие как оплата труда и материалы, так и косвенные, например, накладные расходы и резервные фонды. 

Команда. Доступность и навыки проектной команды, ключевые роли и обязанности. Учитывайте рабочую нагрузку и доступность каждого человека, чтобы избежать перегрузки. Например, если один из разработчиков уже занят в другом проекте, возможно, придется скорректировать его нагрузку или привлечь дополнительную помощь.

Продолжительность. Время, необходимое для завершения проекта. Разбейте проект на задачи поменьше и оцените время, необходимое для каждой задачи. Затем вы сможете создать реалистичный график и отслеживать выполненные задачи.

6. Сформируйте команду

Сначала определите ключевые роли в проекте. Для разработки приложения вам понадобятся следующие специалисты:

Дело за малым — найти подходящих людей, но не сосредотачивайтесь только на технических навыках.. Гибкие навыки (soft skills), такие, как коммуникация, решение проблем и командная работа, также важны. Сбалансированная команда сможет эффективно сотрудничать с кем угодно и адаптироваться к вызовам.

В качестве альтернативы, можно нанять аутсорсинговую команду для выполнения проекта. Это часто экономит бюджет, так как вам не нужно нанимать и обучать новых сотрудников. Если у аутсорс-команды уже есть опыт в выполнении подобных проектов, они могут быстро начать работу.

Проект начинается с установочной встречи. На ней нужно изложить цели проекта, сроки и обязанности каждого. Так всем будет понятно, кто что делает и когда это нужно сделать. 

Итог

Изучив основные методы оценки проектов и поняв, когда их следует использовать, вы научитесь обеспечивать своевременное завершение проектов, соблюдение бюджета и соответствие ожиданиям заинтересованных сторон.

Нужна помощь с оценкой проекта? Свяжитесь с нами через форму ниже, и мы сделаем все остальное!