Дисклеймер: мы работаем с малым бизнесом и стартапами, поэтому мой опыт — не универсален. Если вы проджект-менеджер, который работает на корпорации или трудится фулл-тайм в другом часовом поясе, то соболезную вам будет неинтересно. Эта статья пригодится тем, кто работает в аутсорс-компании, как Purrweb, но в другом городе. Или тем, кто хочет узнать о буднях проджект-менеджера в IT.
Сейчас я веду 4 проекта с заказчиками из:
- США — минус 10 часов от Омска;
- Мексики — минус 13 часов от Омска;
- Москвы — минус 3 часа от Омска;
- Саудовской Аравии — минус 3 часа от Омска.
Еще у меня были проекты из Великобритании, Китая и Сингапура. Чтобы вести несколько проектов в разных часовых поясах, надо уметь планировать свой день. Давайте я покажу на примере.
Расписание
И это только встречи — остальные дела в ту-ду листе
Понедельник выдался особенно загруженным. Вот расписание в деталях:
1. 8:15–9:15. Созвон с Мексикой, у нас назрели вопросы.
2. 11:10–11:25. Дейли с командой Мексики.
3. 11:30–12:30. Составление BPMN-диаграммы — это иллюстрация с блок-схемами, которая показывает бизнес-процессы.
4. 12:45–13:00. Дейли с командой США.
5. 13:15–14:00. Созвон с Москвой.
6. 16:00–17:00. Созвон с Саудовской Аравией — демо.
7. 20:00–21:00. Созвон с США — демо.
В перерывах между созвонами я занимаюсь разными организационными задачами: отправляю заказчикам самари встречи, отвечаю на вопросы команды, готовлюсь к демо, проверяю прогресс по задачам. Я структурирую день так: ставлю созвоны с Омском в начале дня, а с заказчиками — на вечер. Но этот подход работает не всегда, так как клиенты могут не подключиться вовремя, например. Бывают и другие форс-мажоры. О них — дальше.
Страшный сон проджект-менеджера
Вот с чем я иногда сталкиваюсь на работе:
Ранние и поздние созвоны. Мой самый ранний созвон прошел в 5:00 с заказчиками из США: это был единственный подходящий вариант для всех. Нужно было созвониться для промежуточного планирования, чтобы обсудить будущие задачи. Также мы хотели уточнить пару моментов по бизнес-логике, которые тормозили разработку. Без этого созвона наша команда могла не уложиться в срок.
На самом деле, ранние встречи не так страшны, как поздние. Вечером плохо соображаешь: ты уже просто не слышишь собеседника.
Самый поздний созвон был в 00:30 с клиентами из Саудовской Аравии. Они думали, что вся Россия живет по московскому времени. Но мы работаем из Омска. Тем не менее перенести встречу на другое время было нельзя, так как мы хотели узнать важные детали о проекте.
Неподготовленные заказчики. Иногда клиенты не готовятся к созвонам. Они долго вникают в контекст разговора, и мы тратим много времени впустую. Бывает так, что из часового созвона только 10 минут оказываются полезными.
Путаница с часовыми поясами. Например, с заказчиками из Китая однажды получилась забавная ситуация. Они жили в США, но на каникулы приехали домой и решили работать по американскому времени. Мы каждый раз путались с тем, по какому часовому поясу нужно созвониться. Еще могут быть проблемы из-за перехода на зимнее или летнее время: например, в США нужно переводить часы, в России — пока/уже нет.
Перенесенные и отмененные созвоны. Меня больше всего раздражает, когда люди не подключаются к онлайн-встрече вовремя. Однажды произошла такая ситуация: мы договорились пообщаться с клиентами в 23:00. Время уже 23:05, я пишу им. Они отвечают, что надо перенести созвон на 20 минут. Хорошо, пишу через 20 минут — они снова просят отложить встречу. Наконец, в 00:00 созвонились. Такие ситуации не влияют на моё отношение к заказчику, но подобное неуважение выводит из себя.
Перегруженное расписание. Иногда бывает по 5 созвонов в день. Мне с такой нагрузкой сложно, я просто перестаю думать. Спасаюсь небольшими перерывами. То есть я могу немного переключиться: сходить попить воды, пообщаться с коллегами.
Как бы хорошо я ни планировала свое время, с такими трудностями ничего нельзя сделать. Остается только выполнять то, что от меня зависит: держать себя в руках и готовиться к встречам с клиентами. Как мне это удается, расскажу дальше.
Что помогает не сойти с ума
Справляться со множеством задач мне помогают:
Планирование созвонов. Перед любым созвоном с заказчиком — старт проекта, демо, обсуждение возникших трудностей или вопросов — я отправляю план созвона заранее. Это помогает заказчику тоже подготовиться к созвону, и мы не тратим время на восстановление контекста. План созвона я добавляю в приглашение или отправляю в чате, если мы идем на регулярную встречу.
Лайфхак. В плане созвона к каждой теме, которую будем обсуждать, я пишу время на обсуждение. Это помогает не растекаться мыслью по древу — ни мне, ни заказчикам. Если не успеваем обсудить вопрос, я выношу его в новый звонок.
Универсальный подход к общению. Хотя заказчики по-разному относятся к созвонам — кто-то их не любит, кто-то охотно идет на встречу в Zoom — созвоны есть на всех проектах. Например, демо, где я показываю результаты работы нашей команды, проходит только в формате созвона.
Почему нельзя отписать о статусе проекта в мессенджере и отправить ссылку на Фигму или стейдж? Во-первых, важно объяснять заказчику логику принятия решений, так как без объяснения может потеряться ценность проделанной работы. Во-вторых, такие встречи, где проджект рассказывает о ходе работы, повышают уровень доверия заказчика к команде. И в-третьих, этот подход экономит мои ресурсы: не нужно изобретать новый формат общения с каждым новым заказчиком.
Лайфхак. Чтобы созвоны были еще удобнее для обеих сторон, их нужно проводить всегда по расписанию. Например, демо каждые две недели в четверг в 17:00. Если созвоны регулярные, заказчик знает, чего ожидать от команды, и доверяет ей больше. Значит, не станет контролировать каждый шаг команды и заниматься микроменеджментом.
Коммуникативные навыки. Раньше я работала учителем английского: once a teacher, always a teacher. Задача преподавателя — разговорить любого человека. Я знаю, как расположить к себе клиента, какие вопросы задать и когда нужно остановиться. Спокойно считываю, когда человек устал или хочет сбежать. Тут важен баланс между навязчивостью и безразличием: на встрече всем участникам должно быть комфортно.
Лайфхак. Чтобы расположить человека к себе, сделайте ему комплимент. Про внешность говорить не стоит, а вот отметить классный цвет футболки собеседника или интересный постер за его спиной — хороший прием перед тем, как перейти к деловым вопросам.
Любовь к другим культурам. Мне нравится встречать людей из разных стран, а общение на английском— мой источник энергии. Идеально описывает мои чувства сцена из мультфильма «Ну, погоди!»: волк падает на ежа, кричит от боли, но как только видит зайца, забывает о своих проблемах и бежит за ним. Вот так и я: смотрю на иностранца и радуюсь своей работе.
Инструменты
Покажу программы, которыми я пользуюсь ежедневно в работе и общении с заказчиками. Я использую инструменты по принципу «освободить мыслетопливо»: все, что можно выгрузить и не держать в голове, отправляется в специальные программы.
Заметки с туду-листом. Задачи на день я пишу в заметках на рабочем ноутбуке: пишу список утром и в течение дня отмечаю выполненные задачи галочками. Выношу сюда все, что не привязано к определенному времени: написать кому-то, посмотреть прогресс по задаче, поставить новые таски. Так я не держу все задачи в голове и могу выполнять их между звонками, когда у меня есть время.
Список дел в моем ноутбуке
Google Календарь для планирования созвонов. Там удобные приглашения: есть ссылка на конференцию, можно добавить описание, например, план созвона, и установить напоминания о встрече. А если заказчику не подходит время и он переносит встречу в календаре, мне мгновенно прилетает уведомление, и я это изменение уже не пропущу.
Отправляю заказчику приглашение на созвон
WorldTimeBuddy для конвертации часовых поясов. Помогает в планировании онлайн-встреч. WorldTimeBuddy — это платформа, которая показывает разницу во времени. Так меньше шанс ошибиться или забыть про переход на зимнее/летнее время.
Notion для управления проектами. Notion можно использовать по-разному, но мы в компании применяем его для управления проектами. Здесь лежит вся информация по проекту: организационные документы, отчеты для заказчика, внутренняя отчетность и планирование, ссылки на дизайн, код и Kanban доски. Когда вся информация по проекту хранится в одном месте, я могу быстро найти нужные мне данные перед созвоном или чтобы ответить заказчику.
Еще Notion помогает при передаче проекта другому менеджеру: не нужно составлять инструкцию, рассказывать, что где хранится, или беспокоиться про доступы.
Так выглядит страница проекта в Notion
Miro и Figma для демонстрации макетов и схем. Чтобы объяснять заказчикам как будет работать приложение, я использую Miro, где наши дизайнеры составляют майндмап проекта. Во время звонка я запускаю демонстрацию экрана и иду по схеме. Если возникают вопросы или комментарии, записываю их тут же на схеме. Таким же образом объясняю макеты в Фигме.
Отметила момент, который нужно уточнить у дизайнеров
Zoom для созвонов. У меня корпоративная версия Zoom без ограничения длительности звонка. Пользусь им, потому что там есть запись экрана, которая нужна, чтобы обучать новых проджект-менеджеров и уточнять у заказчика, правильно ли все друг друга поняли. Еще в Zoom есть удобная фича «поднять руку» — так показываю собеседнику, что хочу высказаться. Иногда общаюсь через Google Meet, если просят клиенты.
Созвон с заказчиками в Zoom
Slack для письменного общения. Чтобы сохранить work-life balance, я стараюсь общаться с заказчиками только в Slack. Если это совсем неудобно другой стороне, могу перейти на другую платформу, например Telegram или WhatsApp. В этом случае обязательно договариваемся о временных рамках общения: сообщения только в рабочее время, созвоны — только запланированные. Проблем из-за таких договоренностей не возникает: главное, обозначить ограничения мягко и без наезда.
Что в итоге
В результате даже с плотным графиком, поздними созвонами и другими трудностями проджект-менеджер может оставаться в здравом уме. Главное — развивать навыки планирования и тайм-менеджмента, кайфовать от общения с людьми других культур и не забивать на полезные инструменты. Мне в свое время помогли «Джедайские техники» М. Дорофеева, рекомендую всем, кто хочет успевать больше за меньше времени.
